Cosa è il libro unico del lavoro e a cosa serve

A decorrere dal 2008 ogni datore di lavoro, ad eccezione di quello domestico, ha l’obbligo di istituire il libro unico del lavoro, nel quale sono iscritti tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. A dettare le regole del libro unico del lavoro è l’articolo 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133. Il decreto 9 luglio 2008 ha stabilito le modalità e i tempi di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro.

Istituzione del libro unico del lavoro

L’istituzione del libro unico del lavoro è uno degli adempimenti obbligatori che il datore di lavoro deve rispettare per assolvere gli adempimenti formali nella gestione dei rapporti di lavoro. È stato istituito in sostituzione del libro matricola e del libro paga nell’ambito dell’introduzione di alcune misure di semplificazione per quanto riguarda gli adempimenti obbligatori di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro.

Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare lo stato effettivo di ogni singolo rapporto di lavoro tra datore di lavoro e lavoratore, dimostrando così lo stato occupazionale dell’impresa. All’interno del libro vengono annotate informazioni dettagliate relative all’assunzione, alle variazioni contrattuali, alle retribuzioni, alle assenze e alle cessazioni dei rapporti di lavoro.

La corretta tenuta del libro unico del lavoro è essenziale per garantire la trasparenza e la regolarità dei rapporti di lavoro, nonché per adempiere agli obblighi di legge in materia di lavoro e previdenza sociale.

Contenuto del libro unico del lavoro

Per ciascun lavoratore devono essere indicati i dati anagrafici quali il nome e il cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l’anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative.

Il libro unico del lavoro contiene anche le dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, compresi le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali. In riferimento alle somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario, vanno indicate specificatamente.

Il libro unico del lavoro riporta anche il calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato nonché l’indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi.

La retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori eventualmente corrisposta al lavoratore è da annotarsi solo la giornata di presenza al lavoro.

Termini di compilazione e sanzioni

Il termine della compilazione del libro unico del lavoro è, in riferimento a ciascun mese, entro la fine del mese successivo.

In caso di mancata istituzione del libro unico del lavoro, il datore di lavoro è soggetto a sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a 2.500 euro. La sanzione è prevista nella misura compresa tra 150 e 1.500 euro per il libro unico del lavoro che presenta l’omessa o infedele registrazione dei dati (se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori ovvero a un periodo superiore a sei mesi la sanzione va da 500 a 3.000 euro; se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori ovvero a un periodo superiore a dodici mesi la sanzione va da 1.000 a 6.000 euro).

Alcuni interventi legislativi hanno tentato di introdurre la modalità telematica del libro unico del lavoro. L’articolo 15 del decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 151 (attuativo della legge delega in materia di lavoro 183/2014, cd. Jobs Act), infatti, aveva previsto che, a decorrere dall’anno 2017, il libro unico del lavoro fosse tenuto in modalità telematica presso il Ministero del lavoro. Con l’intervento del decreto-legge 30 dicembre 2016, n. 244, tale termine è stato spostato al 2018 per essere, poi, stabilito al 2019 dalla legge 27 dicembre 2017, n. 205 (legge di bilancio 2018). L’ultimo episodio, che ha decreto la soppressione della modalità telematica (senza mai averne visto la luce), è stato registrato con l’intervento del decreto-legge 14 dicembre 2018, n. 135 (decreto semplificazioni).