Come conoscere e ridurre i costi generali di un’impresa: una guida passo passo

I costi generali rappresentano l’insieme delle spese non direttamente attribuibili alla produzione di beni o alla prestazione di servizi ma che sono essenziali per il funzionamento quotidiano di un’azienda. Si tratta, in via esemplificativa, di spese amministrative, fitti passivi o utenze. Questo articolo ti offre un’analisi approfondita di queste categorie di spese, fornendo esempi concreti e consigli pratici per ottimizzare la gestione finanziaria. Imparerai a identificare e classificare correttamente queste spese, comprendere le strategie per monitorarle e, ove possibile, ridurle.

Quali sono i costi generali

I costi generali, noti anche come costi indiretti, rappresentano l’insieme delle spese sostenute da un’azienda che non sono direttamente attribuibili a un particolare prodotto o servizio. Queste includono, ma non si limitano, alle spese amministrative, all’affitto degli uffici, alle utenze e ai servizi professionali.

A differenza dei costi diretti, che sono legati specificamente al processo di produzione, i costi generali sono necessari per le operazioni quotidiane dell’azienda e sono meno dipendenti dalle fluttuazioni della produzione o delle vendite. Per esempio, anche se un’azienda non produce o vende nulla per un certo periodo, dovrà comunque sostenere i costi generali come l’affitto o i salari degli impiegati amministrativi.

Sono costi generali:

• spese amministrative: stipendi del personale amministrativo, costi di gestione degli uffici, cancelleria, servizi postali, spese legali e contabili;
• spese di manutenzione e riparazione: costi per mantenere gli impianti e le attrezzature in buono stato di funzionamento, non direttamente legati alla produzione;
• costi di affitto e utenze: affitti di edifici non produttivi (come uffici amministrativi), bollette di elettricità, acqua, gas e altre utenze;
• spese di marketing e pubblicità: costi per campagne pubblicitarie, materiali promozionali e attività di marketing non specificamente legate a un singolo prodotto o servizio;
• costi di formazione: investimenti nella formazione e nello sviluppo professionale dei dipendenti, che non riguardano un progetto specifico;
• assicurazioni: premi assicurativi per coperture varie, come la responsabilità civile, le assicurazioni sui beni aziendali e sulla salute dei dipendenti.

Questi costi sono necessari per garantire che l'azienda funzioni in modo efficiente e possa sostenere le operazioni quotidiane. Nonostante non siano legati direttamente alla produzione o all'erogazione di servizi, i costi generali hanno un impatto significativo sulla redditività e sulla gestione finanziaria dell'azienda. Per questo motivo, gestire in maniera efficace i costi generali è fondamentale per la salute finanziaria di un’azienda, poiché un controllo insufficiente può portare a sprechi e ridurre la redditività complessiva.

Costi generali fissi e variabili

I costi generali si dividono in due categorie principali:

1. costi fissi: sono costi che rimangono costanti indipendentemente dal livello di produzione o vendita. Si tratta di costi prevedibili e, quindi, più facilmente gestibili nel budget;
2. costi variabili: variano in base al volume di produzione o vendita. Questi costi richiedono un’attenzione particolare nella pianificazione del budget, poiché possono fluttuare significativamente e influenzare la liquidità aziendale.

Esiste, inoltre, una terza categoria di costi, a metà strada tra i costi fissi e quelli variabili. Sono i costi misti ossia i costi aziendali che presentano caratteristiche ibride e combinano elementi sia di costi fissi che di costi variabili.

Questo significa che tali spese contengono una componente fissa minima, indipendentemente dal livello di produzione o attività dell'azienda, e una componente variabile che aumenta o diminuisce in relazione al volume di produzione o di attività.

Tipi di costi generali

Per garantire una gestione finanziaria dettagliata e consapevole e comprendere meglio come le risorse vengono allocate e consumate nelle diverse aree operative, è importante suddividere i costi in diverse tipologie.

Fra le tipologie più comuni si ricordano:

• costi amministrativi: sono costi associati alle funzioni di gestione e amministrazione dell’azienda, essenziali per il mantenimento delle operazioni quotidiane e per garantire che l’azienda rispetti le normative vigenti;
• costi commerciali: comprendono tutte le spese legate alla commercializzazione e vendita dei prodotti o servizi e sono direttamente correlati alla capacità dell’azienda di generare entrate;
• costi di produzione: sono i costi sostenuti per la creazione del prodotto.

Monitoraggio delle spese

Il calcolo delle spese generali permette di comprendere quanto incidano i costi sul totale delle vendite e, di conseguenza, sulla redditività. Il primo passo per calcolare le spese generali è esaminare attentamente il conto economico dell'azienda.

Adesso è necessario identificare e isolare le spese generali. In questo modo potrai trovare il costo complessivo sostenuto dall'azienda per mantenere le operazioni amministrative e di supporto.

Per comprendere l'incidenza delle spese generali sulle performance aziendali dovrai calcolare il rapporto tra spese generali e vendite. Questo si fa dividendo il totale delle spese generali per il totale delle vendite generate nello stesso periodo di riferimento:

incidenza delle spese sulle performance = spese generali totali ÷ vendite totali

Il risultato di questa divisione può essere espresso in percentuale moltiplicando il quoziente per 100. Questo rapporto indica quale percentuale delle entrate viene assorbita dalle spese generali:

• un rapporto elevato indica che una parte significativa delle vendite è destinata a coprire le spese generali, il che potrebbe suggerire inefficienze operative o costi amministrativi eccessivi. È questo il segnale che l'azienda dovrebbe rivedere e ottimizzare i propri processi per ridurre i costi;
• un rapporto basso suggerisce che l'azienda è più efficiente nella gestione delle proprie spese generali rispetto alle vendite generate. Questo può indicare una buona gestione dei costi e una struttura operativa snella.

Monitorare continuamente le spese generali e il loro rapporto con le vendite è fondamentale per la salute finanziaria dell'azienda. Le aziende dovrebbero regolarmente rivedere le loro spese generali, cercando opportunità per ridurre i costi senza compromettere la qualità dei servizi e delle operazioni. Strumenti di budgeting e previsione finanziaria possono essere utili per tenere sotto controllo queste spese e pianificare adeguatamente per il futuro.

Calcolo del tasso di ricarico

Una volta identificati e classificati i costi generali, è possibile calcolare il tasso di ricarico. Questo tasso rappresenta la percentuale da aggiungere ai costi diretti per coprire i costi generali e ottenere il costo totale di produzione.

La formula per il calcolo del tasso di ricarico per i costi generali è la seguente:

tasso di ricarico per i costi generali = (costi generali ÷ costi diretti) x 100

Il tasso di ricarico per i costi generali può essere utilizzato per:

• stabilire i prezzi di vendita: i costi diretti e il tasso di ricarico per i costi generali sono elementi fondamentali per determinare il prezzo di vendita di un prodotto o servizio;
• valutare l'efficienza aziendale: un confronto del tasso di ricarico per i costi generali con i benchmark di settore può evidenziare aree di inefficienza o di potenziale risparmio;
• prendere decisioni di bilancio: la comprensione dei costi generali è fondamentale per la pianificazione finanziaria e la gestione del budget aziendale.

Il business plan come strumento per il monitoraggio dei costi aziendali

In ambito aziendale, il business plan si rivela uno strumento imprescindibile per la gestione dell’azienda e il monitoraggio dei costi. È un documento fondamentale per qualsiasi azienda, indipendentemente dalla sua dimensione o dal settore in cui opera. 

Un business plan efficace offre un quadro chiaro dei costi previsti, permettendo ai manager di monitorare e confrontare le spese reali con quelle pianificate. Attraverso un’analisi approfondita, infatti, il business plan permette di individuare sprechi e inefficienze, offrendo l’opportunità di intervenire per migliorare la marginalità e il profitto.

Infatti, il business plan completa una sezione dedicata alla pianificazione finanziaria che contiene:

• proiezioni di costi e ricavi: si definiscono i costi fissi e variabili previsti per un determinato periodo di tempo, confrontandoli con le stime dei ricavi. Questo permette di identificare eventuali squilibri e di individuare aree di potenziale risparmio;
• budget di cassa: si delinea il flusso di cassa previsto, ovvero le entrate e le uscite attese nel tempo. Questo strumento permette di monitorare la liquidità aziendale e di pianificare gli investimenti e le spese future;
• analisi del punto di pareggio: si calcola il punto in cui i ricavi eguagliano i costi, ovvero il livello minimo di vendite necessario per coprire le spese aziendali. Questo dato è fondamentale per valutare la redditività del business e per definire le strategie di prezzo.

Il business plan e il controllo di gestione sono due facce della stessa medaglia. Mentre il business plan fornisce una visione strategica e a lungo termine, il controllo di gestione si occupa del monitoraggio costante delle operazioni aziendali. Insieme, questi strumenti assicurano che l’azienda non solo sopravviva ma prosperi nel suo settore.

Il business plan si rivela uno strumento prezioso non solo per la pianificazione strategica ma anche per il monitoraggio e il controllo dei costi aziendali. Adattando il piano alle proprie esigenze e utilizzandolo con regolarità, le imprese possono ottimizzare le risorse, migliorare la redditività e raggiungere una maggiore stabilità finanziaria.

Le imprese che desiderano conoscere e ridurre i costi generali devono necessariamente redigere un business plan. Questo documento è fondamentale per analizzare e pianificare le strategie aziendali, permettendo di identificare le aree di miglioramento e ottimizzare le risorse.

Scrivere un business plan è un’operazione particolarmente lunga, complessa e delicata. Richiede una profonda comprensione del mercato, delle dinamiche aziendali e delle proiezioni finanziarie. Per questo motivo, ti suggerisco l’utilizzo di questi modelli di business plan, nei quali sono già caricati dati reali e attendibili, derivati da un’attenta analisi di mercato.

A questo punto non dovranno fare altro che adattare il modello di business plan alle tue esigenze. Risparmierai tempo prezioso e entrerai in possesso di uno strumento di grande impatto e di straordinaria efficacia. Utilizzare questo modello di business plan predefinito consente di concentrarti sugli aspetti specifici della tua attività, garantendo una pianificazione accurata e mirata.