La distruzione dei documenti aziendali e amministrativi

Le aziende e gli enti amministrativi reggono i loro processi su un patrimonio informativo estremamente prezioso e allo stesso tempo complicato da gestire e archiviare: i documenti aziendali e amministrativi. Organizzare e reperire questi atti, soprattutto sotto forma cartacea, può richiedere costi ingenti, oltre a generare problematiche rispetto alla loro conservazione e distruzione una volta portato a compimento lo scopo per cui sono stati prodotti.

E se i dati mostrano che il 19% del tempo lavorativo viene impiegato per gestire e ricercare documenti, è chiaro che bisogna rendere snelle le pratiche relative al reperimento delle carte, in modo tale da incrementare l’efficienza dei luoghi di lavoro. Immagazzinare documenti cartacei porta alla riduzione degli spazi fisici, oltre al rischio di compromettere la sicurezza dei dati inseriti al loro interno. In che modo è possibile risolvere i problemi elencati? La risposta è semplice: dotarsi di un sistema di gestione documentale, in grado di abbattere i costi e ridurre gli sprechi.

Archiviazione e conservazione dei documenti

L’archiviazione dei documenti aziendali e amministrativi può risultare un’operazione macchinosa e complessa, soprattutto se riguarda materiale cartaceo, in quanto bisogna conservarlo in appositi raccoglitori, cartellette o buste plastificate. Con l’avvento del digitale si sono però diffusi numerosi software di archiviazione professionale, che consentono ai vari dipartimenti dell’azienda o dell’ente di accedere alle informazioni. Si verifica dunque una centralizzazione dei dati, che rende i flussi operativi fluidi e veloci.

Dotarsi di un sistema del genere è essenziale per guardare al futuro, così come è fondamentale assumere un responsabile della conservazione che attesti il corretto svolgimento del processo di conservazione dei documenti digitali, con il compito di apporre la propria firma e il riferimento temporale su di essi, assicurandosi che siano a norma.

Indipendentemente dalla forma assunta, nessun documento è perpetuo, anche se va conservato per un determinato periodo di tempo previsto dalla legge a seconda della specifica tipologia, che può andare da un anno a massimo venti anni. Le fatture, per esempio, vanno preservate per 10 anni e dal 1° gennaio 2019 vanno emesse solo fatture in formato elettronico. In ambito amministrativo alcuni documenti vanno custoditi per sempre, come quelli inseriti nell’archivio storico, utili ai fini di consultazione e di studio, mentre altri vengono scartati già in fase di trasferimento dall’archivio corrente a quello di deposito.

Come distruggere i documenti in sicurezza

Arriva un momento, sia per le aziende che per le pubbliche amministrazioni, in cui si rende necessaria la distruzione dei documenti cartacei. Gli spazi di archiviazione, infatti, non sono illimitati, e una volta scaduto il periodo di conservazione imposto dalla legge si può procedere allo smaltimento documenti. Tuttavia, la documentazione aziendale o amministrativa non può essere trattata alla stregua di una normale spazzatura, in quanto bisogna rispettare la normativa legata alla riservatezza aziendale e alla tutela della privacy.

È importante infatti rendere il documento illeggibile, in modo tale che il suo contenuto non possa essere ricostruito da parte di terzi. Pertanto, onde evitare sanzioni, va compiuta una vera e propria triturazione documenti, servendosi magari di un personale specializzato e di macchinari appositi, per non lasciare alcuna traccia dei dati sensibili, anche se in piccoli uffici potrebbe bastare un semplice distruggi-documenti.

Di solito la distruzione archivi cartacei però coinvolge addetti qualificati, e prevede la chiusura dei materiali in appositi contenitori, i quali vengono poi sigillati e sminuzzati, e infine pressati per essere destinati al riciclo.

Discorso diverso se gli atti sono digitali: in questo caso lo smaltimento documenti contabili avviene seguendo procedure differenti. Non basta infatti eliminare un dato informatico dal computer per distruggerlo definitivamente, ma bisogna provvedere all’estromissione fisica dei supporti. Nelle pubbliche amministrazioni per esempio, il responsabile della conservazione genera l’elenco dei pacchetti di archiviazione relativi ai documenti destinati allo scarto e lo comunica al responsabile della gestione documentale. La proposta di scarto dovrà essere autorizzata dal Ministero dell’Interno, dopodiché si potrà procedere con la distruzione.

Obbligo di conservazione dei documenti digitali

Negli ultimi anni si è assistito a una dematerializzazione e a una digitalizzazione dei documenti, che ha portato sia vantaggi economici che ambientali. La conservazione dei documenti digitali è diventata inoltre obbligatoria in vari ambiti, tra cui quello aziendale e amministrativo. Il Codice dell’amministrazione digitale prevede, infatti, per le pubbliche amministrazioni un preciso sistema di conservazione, volto a garantire autenticità, integrità e reperibilità dei documenti informatici.

Per quanto riguarda le aziende, invece, la normativa prevede la custodia della documentazione relativa all’attività, ma soltanto alcune tipologie di documenti devono essere preservate digitalmente, tra cui i contratti in formato digitale, le e-mail inviate tramite PEC e le fatture elettroniche.

Nel caso della PEC non basta salvare l’e-mail sul pc, ma bisogna dotarsi di un sistema di conservazione a norma. In altri casi invece il passaggio o la creazione di documenti digitali è facoltativa, anche se può essere conveniente sotto molteplici punti di vista. Tuttavia, con il diffondersi degli strumenti software le aziende sono tenute a conservare digitalmente a norma qualsiasi dato che possa essere oggetto di contenzioso o controllo da parte di enti e funzionari, allargando il perimetro dei documenti che possono essere inclusi nel regime di obbligatorietà digitale.