Gestione informatica della contabilità

Semplificata la tenuta della contabilità digitale. La legge 106 del 12 luglio 2011, che ha convertito il Decreto Sviluppo, ha modificato l’articolo 2215-bis del codice civile riguardo alle procedure e alle tempistiche per la tenuta in modalità informatiche di libri e scritture.

Firma digitale, marca temporale e imposta di bollo

È stato spostato da trimestrale ad annuale il termine entro il quale la firma digitale e la marca temporale dovranno essere apposte sulle scritture: libro giornale, libro inventari, libro mastro, libro cassa e libri sociali.

La numerazione progressiva e la vidimazione dei libri dovrà avvenire una volta all’anno tramite l’apposizione di firma digitale e marca temporale da parte dell’imprenditore o di un delegato. La firma digitale garantisce provenienza e immodificabilità dei dati registrati mentre la marca temporale ne assicura una datazione certa e opponibile ai terzi.

In pratica, dal proprio software gestionale dovrà essere generato un file non modificabile, ad esempio in formato pdf, al quale saranno applicate firma digitale e marca temporale. Le registrazioni contenute dei documenti dovranno essere rese disponibili e consultabili in qualsiasi momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario.

Dal punto di vista pratico, per poter apporre la firma digitale bisogna avere un dispositivo per la generazione delle firme. I dispositivi maggiormente utilizzati sono le smart card a cui in questi ultimi anni si stanno sostituendo le chiavette Usb grazie alle quali è possibile firmare digitalmente i documenti senza necessità di installare apparecchiature hardware o software.

L’articolo 7 del Dm 23 gennaio 2004 prevede il pagamento dell’imposta di bollo pari a euro 14,62 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse da versare preventivamente alla messa in uso del libro giornale o degli inventari tramite una comunicazione da presentare agli uffici dell’Agenzia delle entrate. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo, il contribuente dovrà presentare una comunicazione consuntiva con l'indicazione del numero di documenti informatici formati nell'anno precedente, distinti per tipologia, e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza d'imposta.

Tipi di firme

Esistono tre tipologie differenti di firme:

1. firma elettronica,
2. firma elettronica qualificata,
3. firma digitale.

La firma elettronica rappresenta un insieme di dati in forma elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; la firma elettronica qualificata, creata con strumenti di esclusivo controllo del firmatario, garantisce connessione univoca e si collega ai dati cui si riferisce; la firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro. Permette al titolare di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

Fattura elettronica

La fattura elettronica è uno strumento che consente di trasmettere i dati di fatturazione a clienti e fornitori senza necessariamente inviare il documento cartaceo. È disciplinata dall’articolo 217 della Direttiva 2006/112/CE e dalla Direttiva n. 2010/45/UE i cui obiettivi sono quelli di eliminare oneri e costi che ostacolano il ricorso alla fattura elettronica da parte delle imprese.

Vantaggi della fatturazione elettronica: recupero di spazio, risorse e tempo per la gestione degli archivi, abbattimento dei costi relativi alla gestione cartacea, migliore gestione dei pagamenti e incassi elettronici.

La fattura elettronica non deve essere modificabile, deve contenere un riferimento temporale, la firma elettronica del mittente, la data di emissione, deve garantire l’integrità del contenuto e l’autenticità della firma elettronica.

L'argomento è particolarmente sensibile alle imprese. Se vuoi approfondire le tue conoscenze in materia di fatturazione elettronica puoi acquistare subito il libro Guida alla fatturazione elettronica tra privati che contiene tutte le novità e tutti gli obblighi che ricadono sulle aziende.

Fax e fotocopie

Nel 2009 la Corte di Cassazione è intervenuta per puntualizzare che l’obbligo di conservazione degli originali delle fatture non può comunque essere ovviato mediante esibizione di copie fotostatiche ovvero trasmesse tramite fax in assenza di idonea giustificazione da parte del contribuente per l’indisponibilità dell’originale.

Conservazione sostitutiva dei documenti

La conservazione sostitutiva dei documenti informatici avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione mentre la conservazione sostitutiva dei documenti analogici avviene mediante scansione del documento su supporti ottici e apposizione della marca temporale e della firma digitale.

I documenti conservati su supporti di memorizzazione idonei a garantire la conformità agli originali possono essere riprodotti mediante due procedure di riversamento: diretto e sostitutivo. Il riversamento diretto può essere realizzato liberamente dal responsabile della conservazione e consiste nel trasferimento di uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione a un altro, come ad esempio copie di backup, senza modificare la loro rappresentazione informatica. Il riversamento sostitutivo è, invece, un aggiornamento tecnologico dell’archivio informatico poiché non è più conveniente mantenere quello specifico formato di rappresentazione digitale dei documenti. In questo caso si dovrà nuovamente apporre la marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione.