Come creare un report vendite con Excel

Excel è uno strumento molto utile per analizzare e visualizzare i dati sulle vendite di un’azienda. Fare un buon reporting diventa cruciale in modo da poter interpretare i segnali del mercato e avviare le adeguate azioni di marketing. Con Excel è possibile creare report professionali che mostrino le performance di un team di vendita, gli obiettivi raggiunti, le previsioni e le opportunità di miglioramento. In questo articolo vedremo come creare un report vendite con Excel.

Immagina di voler realizzare un file Excel per analizzare le vendite di un’azienda che spedisce i propri prodotti in alcuni Paesi europei. L’idea del sales manager è quella di monitorare attentamente le vendite che avvengono nelle singole regioni d’Italia nonché quelle che avvengono in Francia, Inghilterra, Germania, Olanda e Spagna. Per poter esprimere al meglio la situazione delle vendite, il prospetto dovrà presentare l’andamento settimanale e mensile. I dati, quindi, dovranno essere confrontabili con l’anno precedente.

Il prospetto Excel dovrà prevedere due sezioni: l’input e l’output. L’importanza di separare i fogli Excel in input e output deriva sostanzialmente dalla necessità di ridurre il più possibile gli errori e riuscire a ottenere un maggior ordine. La sezione di input potrà essere accessibile a più persone poiché servirà a contenere esclusivamente dati manuali. I fogli di output sono sostanzialmente automatici. Colorare le celle destinate a ricevere dati di input dall'utente in maniera differente dalle celle destinate a fonire un output in maniera automatica aiuterà l’utente a inserire i dati più velocemente.

Se prevedi un foglio di input e un foglio di output potrai ottenere un maggior ordine e ridurre il rischio di errori.

Il segreto per l’ottima riuscita di un report vendite con Excel è quello di destinare uno o più fogli del file ad uso database. Nei fogli database dovranno essere inserite tutte le informazioni di base che verranno richiamate dai restanti fogli presenti nella cartella Excel. Ad esempio, puoi creare le seguenti tabelle:

• Prodotti: conterrà i codici, le descrizioni, i prezzi e ogni altro elemento associabile ai prodotti;
• Mesi: se ritieni che i report dovranno prevedere monitoraggi mensili sarà necessario creare una tabella contenente dodici righe, pari ai dodici mesi dell’anno;
• Settimane: analogamente ai mesi di cui al punto precedente, dovranno essere indicate le settimane presenti nell’anno. In questo contesto potranno esserti d’aiuto le funzioni Data e ora;
• Aree: dovranno essere indicati i Paesi europei e le regioni d’Italia da monitorare. L'esigenza di raccogliere i singoli Paesi o le regioni in aree diventa strategica quando si analizzano le vendite;
• Clienti: dovranno essere inseriti tutti i clienti con i quali la società opera, corredati di tutti i dati identificativi quali ragione sociale, indirizzo, partita IVA, telefono, Paese (che sarà relazionato con la tabella Aree) e così via.

Formattare le celle con colori differenti, ti permetterà di differenziare i dati di input da quelli di output con la conseguenza che l'inserimento dei dati avverrà più velocemente.

Ricorda che in Excel sono presenti componenti aggiuntivi non facilmente accessibili. Per renderli operativi devi attivare Strumenti di Analisi all’interno dei Componenti Aggiuntivi accessibile dal menu Strumenti.

Una funzionalità molto comoda da utilizzare al momento della realizzazione del report vendite con Excel è la Convalida Dati. In questo modo potrai collegare i vari fogli di Excel e limitare le immissioni all’interno delle celle esclusivamente ai dati presenti nell’elenco evitando, così, l’inserimento di valori errati o non conformi.

Se utilizzi la funzionalità Convalida dati potrai limitare l'inserimento di informazioni ad un elenco ristretto di opzioni evitando, in questo modo, che l'utente inserisca valori errati o non conformi.

Fra gli altri fogli da realizzare, ricorda di predisporre anche il foglio Spedizioni. Per una gestione ottimale la tabella Spedizioni dovrà essere divisa in testata e dettaglio. Nella tabella Spedizioni_testata saranno inseriti i seguenti campi:

• Cliente: dovrà essere relazionato con l’omonima tabella presente nel foglio Database;
• Data di spedizione: necessaria a determinare il periodo temporale di ogni singola transazione;
• Numero d’ordine;
• Numero fattura.

Nella tabella Spedizioni_dettaglio saranno inseriti i seguenti campi:

• Numero d’ordine: da relazionare con l’omonimo campo della tabella Spedizioni_testata;
• Prodotto: da relazionare con l’omonima tabella;
• Quantità: ossia il volume di ogni singola transazione;
• Prezzo di vendita: ossia il prezzo al quale è avvenuta la transazione. In caso di un prodotto in omaggio sarà uguale a zero;
• Valore: dato dalla moltiplicazione di quantità per prezzo.

In questo modo potranno essere realizzate tabelle collaterali che vadano a recuperare le informazioni necessarie. Immagina, ad esempio, di voler estrapolare tutte le vendite avvenute in una specifica regione all’interno di un arco temporale ben definito. In qualche caso l’integrazione della funzione CERCA.VERT ti offrirà risultati soddisfacenti.

Excel per il controllo di gestione e la finanza aziendale è il manuale che tutti i manager, imprenditori e professionisti dovrebbero avere sulla propria scrivania.

Con lo stesso criterio può essere predisposto anche il foglio Budget. In questo modo potrai effettuare periodici controlli al fine di verificare il rispetto di quanto stimato a previsione.

Come avrai avuto modo di verificare, Excel è una soluzione molto efficace per realizzare un report vendite. Ma occorre conoscerlo molto bene poiché offre numerose funzioni che permettono di accelerare il business. Nel mio lavoro, Excel è un software utilizzato quotidianamente. Posso dirti di avere imparato molto dalla lettura del libro Excel per il controllo di gestione e la finanza aziendale, edito da Ipsoa e scritto da vari autori. È un manuale pratico e completo per imparare a utilizzare Excel per la pianificazione, l’analisi e il reporting delle attività economiche e finanziarie di un’azienda che tutti i manager, imprenditori e professionisti dovrebbero avere sulla propria scrivania.