Contabilità: come gestire le fatture dei professionisti

Se sei un’impresa sai bene che la gestione delle fatture dei professionisti che ti forniscono servizi o consulenze è un aspetto importante della tua contabilità. In questo articolo ti spiego quali sono le regole da seguire per ricevere e pagare le fatture dei professionisti, quali sono i documenti da conservare e come registrare le operazioni in contabilità.

Ricezione delle fatture dei professionisti

I professionisti che emettono fatture elettroniche devono inviarle al Sistema di Interscambio (SDI), che le trasmette al cliente tramite il codice destinatario o la PEC. Il cliente deve quindi verificare la correttezza dei dati riportati nella fattura e procedere con la registrazione in contabilità.

Al momento del pagamento della fattura, l'impresa che riceve una prestazione da un professionista, in qualità di sostituto d'imposta dovrà trattenere una quota parte a titolo di ritenuta d'acconto da versare, successivamente, all'Erario.

Immagina la ditta Alfa s.r.l. che in data 15 aprile riceve la fattura da parte dell'avvocato Mario Rossi per consulenze ricevute. La fattura è così composta:

• Consulenza € 2.200,00;
• Spese anticipate per conto Alfa S.r.l. € 1.200,00;
• Contributo integrativo 4% € 88,00;
• Iva € 503,36;
• Ritenuta d'acconto € 440,00.

Nell'esempio che ti propongo faccio riferimento a consulenze legali per un valore di euro 2.200. A queste vanno sommate altre 1.200 euro che il consulente ha anticipato per conto dell'azienda. Le consulenze sono soggette a contributo integrativo del 4% e a IVA del 22%. L'impresa dovrà corrispondere il totale fattura al netto della ritenuta d'acconto.

Come pagare le fatture dei professionisti

Il pagamento delle fatture dei professionisti può avvenire con diversi mezzi, tra cui:

• bonifico bancario o postale;
• assegno bancario o circolare;
• carta di credito o di debito;
• contanti (entro i limiti stabiliti dalla normativa).

Il pagamento deve essere effettuato entro i termini stabiliti nella fattura o nel contratto. In caso di ritardo, il professionista può applicare degli interessi di mora, calcolati secondo il tasso legale vigente.

Quali documenti conservare

Per ogni fattura ricevuta o pagata occorre conservare i seguenti documenti:

• la copia della fattura in formato cartaceo o digitale;
• la ricevuta del pagamento o l’estratto conto che lo attesta;
• l’eventuale contratto o preventivo che regola il rapporto con il professionista.

Come registrare le fatture dei professionisti in contabilità

Dal punto di vista contabile, al momento della ricezione della fattura si avrà la seguente registrazione:

Al momento del pagamento della fattura la società dovrà trattenere la ritenuta d'acconto:

La ritenuta d'acconto dovrà essere versata all'Erario entro i termini stabiliti dalla normativa:

Conoscere la contabilità delle fatture ricevute

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