Contabilità di magazzino e gestione vendite con Excel

La contabilità di magazzino è una delle attività più importanti per le imprese che operano nel settore commerciale o produttivo, in quanto permette di monitorare le entrate e le uscite dei beni, il loro valore e la loro disponibilità. La gestione delle vendite, invece, è il processo che coinvolge tutte le fasi della relazione con i clienti, dalla promozione alla negoziazione, dalla consegna al pagamento.

Per tenere correttamente una contabilità di magazzino e una gestione delle vendite è necessario disporre di strumenti adeguati che consentano di registrare, elaborare e analizzare i dati in modo semplice ed efficace. Uno di questi strumenti è Excel, il famoso foglio elettronico che offre numerose funzionalità per creare e gestire documenti contabili e commerciali.

Come tenere la contabilità di magazzino con Excel

Per tenere correttamente una contabilità di magazzino è necessario realizzare un elenco completo delle materie prime, delle giacenze di magazzino e dei fornitori. Le informazioni sui fornitori dovranno essere dettagliate e complete. Se poi si conoscono anche i tempi di consegna si potrà creare un vero e proprio planning degli acquisti, con tanto di indicazione sulle quantità da ordinare. Per questo si parla di Materials Requirement Planning ossia della pianificazione degli acquisti di materiali, quel processo che permette di pianificare l’arrivo dei materiali giusti al momento giusto. In sostanza l’azienda ha la possibilità di spostarsi dall’ottica passiva, in cui si aspetta che un bene sia sottoscorta prima di programmarne il reintegro, ad un’ottica proattiva, in cui si cerca in tutti i modi di anticipare l’andamento del mercato e le richieste dei propri clienti.

In un altro foglio di lavoro, si dovranno inserire i movimenti di carico e scarico del magazzino, indicando per ogni operazione il codice articolo, la data, la quantità, il prezzo unitario e il valore totale. Per facilitare l’inserimento dei dati, si potrà utilizzare la funzione CERCA.VERT, che permette di ricercare un valore in una tabella e restituirlo in una colonna indicata.

Infine, in un terzo foglio di lavoro, si dovranno creare le schede di magazzino per ogni articolo, riportando la giacenza iniziale, i movimenti di entrata e uscita, la giacenza finale e il valore dell’inventario. Per calcolare la giacenza finale si potrà utilizzare la funzione SOMMA.SE, che somma i valori che soddisfano una condizione.

Come gestire le vendite con Excel

Per gestire le vendite con Excel è necessario creare un database dei clienti, con i loro dati anagrafici, le loro preferenze e lo storico degli acquisti. Questo permetterà di segmentare i clienti in base al loro profilo e al loro potenziale, e di pianificare le strategie di marketing più adatte.

In un altro foglio di lavoro, si dovranno registrare le offerte commerciali inviate ai clienti, indicando il codice offerta, la data, il cliente, il prodotto, la quantità, il prezzo e lo stato (accettata, rifiutata, in attesa). Per monitorare l’andamento delle offerte si potrà utilizzare la funzione CONTA.SE, che conta i valori che soddisfano una condizione.

Infine, in un terzo foglio di lavoro, si dovranno indicare le fatture relative alle vendite concluse, riportando i dati del cliente, del prodotto, della quantità, del prezzo, dell’IVA e del totale. Ti ricordo che la vendita di beni e servizi e regolamentata dall'emissione di una fattura elettronica.

Excel per il tuo business

Con Excel è possibile integrare produzione e contabilità e migliorare le performance aziendali e ottenere preziose informazioni in merito agli scostamenti degli andamenti reali dai valori pianificati in sede di predisposizione di budget. La realizzazione di un buon file Excel ti permetterà di gestire al meglio la contabilità di magazzino e quindi di ottenere una efficiente programmazione. Tuttavia, Excel richiede una certa competenza nell’uso delle funzioni e delle formule. Per ampliare le tue conoscenze di Excel ti consiglio di partire da questa guida completa per diventare un esperto di Excel 2023 con l'approccio all-in-one. Questo libro ti insegnerà le funzioni base e avanzate di Excel, con esempi pratici e spiegazioni chiare. Imparerai a usare le formule, le tabelle, i grafici, le macro e molto altro.