Il Sistema di Interscambio nel processo di fatturazione elettronica

Il processo di fatturazione elettronica ha rivoluzionato il modo in cui le aziende emettono e ricevono fatture. Con l'avvento della fatturazione elettronica, è emersa la necessità di un Sistema di Interscambio che permetta la trasmissione dei dati tra gli attori coinvolti nel processo. Il Sistema di Interscambio è stato sviluppato per standardizzare il formato dei dati e semplificare la gestione delle transazioni commerciali tra le aziende e le pubbliche amministrazioni a livello europeo. In questo articolo esploreremo il funzionamento del sistema di interscambio e il suo ruolo all'interno del processo di fatturazione elettronica.

Sistema di Interscambio

Con D.M. 7 marzo 2008 emanato dal Ministro dell'economia e delle Finanze è stata individuata l'Agenzia delle Entrate quale gestore del Sistema di Interscambio e definite competenze e attribuzioni. Il Sistema di Interscambio (SdI), quindi, ha un ruolo di snodo tra gli attori coinvolti nel processo di fatturazione elettronica.

Inoltre, con D.M. n. 55 del 3 aprile 2013, il Ministro dell'Economia e delle finanze e il Ministro per le riforme e le innovazioni nella Pubblica Amministrazione hanno definito le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatarie della fatturazione, le regole tecniche relative alle soluzioni informatiche da utilizzare per l'emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche e le modalità di integrazione con il Sistema di Interscambio, le eventuali deroghe, la data di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica e le regole tecniche idonee a garantire l'attestazione della data, l'autenticità all'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica.

È evidente, quindi, che la trasmissione delle fatture elettroniche debba avvenire esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio in quanto unica interfaccia per i fornitori.

Il Sistema di Interscambio favorisce la trasmissione delle fatture elettroniche (assume particolare importanza l'indicazione del codice destinatario), effettuando controlli preliminari sulla corretta compilazione dei documenti contabili. Le fatture elettroniche accettate dal Sistema di Interscambio sono in formato Xml, firmate elettronicamente, senza macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità in grado di modificare i dati in esso riportati.

Trasmissione, inoltro e gestione notifiche

Nel mio libro intitolato Guida alla fatturazione elettronica tra privati ho riportato, in maniera esaustiva, la procedura per l'invio e l'inoltro della fattura elettronica da parte del Sistema di Interscambio nonché la procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche.

In particolare, la procedura di invio della fattura vede, quali attori coinvolti:

• il fornitore;
• il Sistema di Interscambio;
• il soggetto trasmittente (se diverso dal fornitore).

I passaggi rappresentativi si possono schematizzare nei seguenti punti:

1. il fornitore predispone la fattura elettronica;
2. il fornitore o un suo delegato emette fattura e appone firma elettronica qualificata o digitale;
3. il fornitore trasmette la fattura al Sistema di Interscambio.

La procedura di inoltro della fattura elettronica dal Sistema di Interscambio al destinatario vede, quali attori coinvolti:

1. il Sistema di Interscambio;
2. il soggetto destinatario;
3. il soggetto ricevente (se diverso dal soggetto destinatario).

Il Sistema di Interscambio inoltra al destinatario o ad un terzo soggetto ricevente la fattura elettronica.

Tutti i passaggi citati prevedono dei messaggi di ritorno a conferma del buon esito dell'operazione. In questo modo il Sistema di Interscambio attesta l'avvenuto svolgimento delle principali fasi del processo di trasmissione della fattura elettronica:

1. assegnazione di identificativo ed esecuzione di controlli di regolarità;
2. in caso di esito negativo, SdI invia notifica di scarto al soggetto trasmittente;
3. in caso di esito positivo, SdI trasmette la fattura elettronica al destinatario;
4. in caso di buon esito della trasmissione, SdI invia al soggetto trasmittente una ricevuta di consegna;
5. laddove, per cause tecniche, non fosse possibile trasmettere la fattura elettronica, SdI invia al soggetto trasmittente una notifica di mancata consegna;
6. SdI riceve notifica, da parte del soggetto destinatario, di riconoscimento/rifiuto della fattura; quindi provvederà a inoltrarla al trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica.