I più comuni errori della fattura elettronica e come evitarli

Una fattura elettronica si considera emessa quando il documento in formato XML è trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle entrate. Compito del SdI è ricevere il documento contabile e inoltrarlo al soggetto destinatario identificato con PEC o codice univoco. Prima del recapito della fattura elettronica al destinatario, il Sistema di Interscambio esegue alcune verifiche circa la correttezza dei dati inseriti. In sintesi: la fattura elettronica deve rispettare precise regole sia nella forma che nel contenuto, altrimenti può essere scartata dal SdI. In caso di errore, il Sistema di Interscambio restituisce un messaggio e invita l'operatore a procedere alla rettifica dei dati. Ecco, quindi, i più comuni errori che si possono commettere quando si emette una fattura elettronica.

Dopo aver preso in carico una fattura elettronica, il Sistema di Interscambio può indicare tre differenti stati:

1. consegnata: il processo si è concluso correttamente e la fattura è stata recapitata al destinatario;
2. mancata consegna: il processo di trasmissione e consegna non si è concluso correttamente. La fattura è considerata emessa ma non recapitata. Il destinatario, pertanto, troverà l'originale della fattura elettronica nel proprio cassetto fiscale denominato Fatture e Corrispettivi disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate;
3. errore SdI: il processo non si è chiuso e il documento generato è stato rifiutato dall’Agenzia delle Entrate. L’errore SdI è sempre corredato da uno o più codici errore che spiegano il motivo del rifiuto. In tal caso la fattura non risulta emessa.

Quando il Sistema di Interscambio rivela un errore, invia al mittente una ricevuta contenente i codici di errore rilevati. Il soggetto emittente, pertanto, prende atto dell'errore, esegue la correzione e trasmette nuovamente la fattura con gli stessi numero e data.

Innanzitutto occorre precisare che la fattura elettronica deve essere redatta in formato XML, seguendo le specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle entrate. Il file XML deve avere una nomenclatura univoca, una dimensione massima di 30 megabyte se inviato tramite PEC e deve essere firmato digitalmente dal soggetto emittente.

Uno degli errori più comuni segnalati dal Sistema di Interscambio è quello relativo alla nomenclatura e alla unicità del file XML. Infatti, per evitare che sia trasmesso erroneamente lo stesso documento più volte, il sistema verifica che tra le fatture emesse non ve ne sia una con la nomenclatura identica. In tal caso presenterà i seguenti errori:

• Codice errore 00001 Nome file non valido: se il nome del file è non conforme alle regole;
• Codice errore 00002 Nome file duplicato: se esiste già un file XML con lo stesso nome;
• Codice errore 00402: il numero progressivo della fattura non è valido o è duplicato;
• Codice errore 00403: la data di emissione della fattura non è valida o è antecedente a quella dell’ultima fattura emessa;
• Codice errore 00404: se si tratta di una fattura duplicata;
• Codice errore 00405: l’importo totale della fattura non è valido o non corrisponde alla somma delle righe;
• Codice errore 00407: il codice fiscale o la partita IVA dell’emittente o del destinatario non sono validi o non corrispondono ai dati anagrafici;
• Codice errore 00409: se si tratta di una fattura duplicata nel lotto.

Attenzione, inoltre, alla dimensione del file. È previsto, infatti, un limite massimo pari 30mb. Se il file XML della fattura elettronica supera la dimensione massima è presentato il messaggio di errore con codice di scarto 00003.

Prima della trasmissione del file, il Sistema di Interscambio verifica l'integrità della fattura e l'autenticità del certificato di firma. Più in particolare, viene verificato che non sia stata fatta alcuna modifica dopo aver apposto la firma digitale. In caso contrario è presentato il messaggio di errore 00102 File non integro. Verificata anche la validità del certificato di firma: il sistema verifica che il certificato sia ancora valido, che non sia scaduto, che non sia stato revocato o non sia affidabile. Diversamente invia i seguenti messaggi di errore:

• Codice errore 00100: Certificato di firma scaduto;
• Codice errore 00101: Certificato di firma revocato;
• Codice errore 00104: CA (Certification Authority) non affidabile;
• Codice errore 00107: Certificato non valido;
• Codice errore 00103: la firma digitale apposta manca del riferimento temporale;
• Codice errore 00105: il riferimento temporale della firma digitale apposta non è coerente;
• Codice errore 00106: il file è vuoto o corrotto.

Una ulteriore verifica è fatta al formato del file che deve essere conforme alle specifiche tecniche:

• Codice errore 00106: il file è vuoto o corrotto;
• Codice errore 00200: il file non è conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformità);
• Codice errore 00201: si riscontrano più di 50 errori di formato.

Altri frequenti errori possono essere:

• Codice errore 00400: è presente un’aliquota IVA pari a zero e non è indicata la natura del documento;
• Codice errore 00401: è presente un’aliquota IVA diversa da zero ed è indicata la natura del documento;
• Codice errore 00406: l’aliquota IVA applicata non è valida o non corrisponde a quella prevista per il tipo di operazione;
• Codice errore 00417: non è valorizzato almeno uno dei campi relativi al codice fiscale o alla partita IVA;
• Codice errore 00424: l’IVA non è indicata in modo percentuale;
• Codice errore 00426: il codice destinatario è pari a “0000000” e la PEC non viene indicata;
• Codice errore 00304: il codice fiscale non è valido;
• Codice errore 00311: il codice destinatario non è valido;
• Codice errore 00313: il codice destinatario non è attivo.

Se l’errore viene rilevato dopo che il processo di invio della fattura elettronica è andato a buon fine, non resta altro che emettere una nota di credito per annullare la fattura in questione, in quanto una fattura elettronica accettata dal SdI viene considerata emessa e quindi non più modificabile.

A tutti può capitare di commettere errori nella compilazione di fattura elettronica. Occorre essere preparati e sapere come comportarsi in ogni specifico caso. Il mio libro intitolato Guida alla fatturazione elettronica tra privati può aiutarti nel complesso processo della fatturazione elettronica supportandoti in ogni momento. Grazie al continuo richiamo normativo e ai documenti di prassi, il testo ti fornirà le necessarie nozioni e ti chiarirà tutta la disciplina della fatturazione elettronica.