Come annullare una fattura elettronica

La fattura elettronica è quel documento digitale emesso dal soggetto che cede un bene o presta un servizio nei confronti di chi lo riceve. Le vigenti disposizioni prevedono che debba nascere in formato digitale ed essere trasmessa per tramite sistema di interscambio. Eppure possono essere frequenti i casi in cui, per errore, occorre annullare una fattura elettronica. Vediamo in quali circostanze è possibile annullare o modificare una fattura elettronica.

Quante volte è capitato di compilare una fattura e solo dopo averla emessa accorgerci che, in realtà, il cliente aveva diritto ad uno sconto maggiore rispetto a quello praticato? In realtà capita più spesso di quanto siamo portati a pensare. In questo caso, l’operazione più immediata da fare è quella di annullare la fattura ed emetterne una corretta.

Se questa operazione sembrava essere piuttosto semplice nell’era in cui le fatture si stampavano su carta e si consegnavano al cliente o si inviavano tramite posta ordinaria, da quando il processo di fatturazione elettronica ha sostituito le abitudini tradizionali, questa operazione sembra non essere così semplice.

Per comprendere se è possibile annullare una fattura elettronica (e, in caso di risposta affermativa, come annullarla) occorre fare una serie di considerazioni preliminari le cui riflessioni ci condurranno alla risposta definitiva.

La fattura è un documento contabile emesso per comprovare l’avvenuta cessione di beni o la prestazione di servizi. Contiene una serie di dati e informazioni che consentono di identificare i soggetti e di risalire al tipo di prestazione (oltre che, naturalmente, a informazioni di tipo fiscale).

Con il processo di fatturazione elettronica, tra fornitore e cliente (ma anche in caso di fattura elettronica agli enti pubblici) si è intromesso un soggetto terzo e super partes, il Sistema di Interscambio (SdI), il cui compito è quello di prendere in consegna dal fornitore la fattura elettronica e recapitarla al cliente. Questo nuovo sistema semplifica e velocizza il processo di fatturazione, riducendo l’uso di carta e semplificando la gestione dei documenti contabili.

Il Sistema di Interscambio comunica con gli operatori attraverso messaggi. In pratica, ti informa su tutto ciò che accade alla tua fattura elettronica. A cominciare dai controlli preliminari. Infatti, quando trasmetti la tua fattura elettronica a SdI, il sistema verifica innanzitutto la correttezza formale dei dati e l’esistenza del soggetto destinatario. Quando tutti i controlli saranno andati a buon fine, consegnerà la fattura al destinatario inviandola tramite PEC oppure depositandola nel cassetto fiscale.

Per emettere una fattura elettronica hai bisogno di un software di fatturazione elettronica, che sia in grado di realizzare un file XML (che, per capirci, è il formato della fattura elettronica). A quel punto non dovrai fare altro che consegnare il tuo file XML al Sistema di Interscambio affinché lo recapiti al tuo cliente.

Veniamo, adesso, al nocciolo del problema: prima di annullare la fattura elettronica devi individuare il momento esatto in cui questa si considera emessa. L’articolo 21 del decreto IVA prevede che la fattura si considera emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

Questo vuol dire che fino a quando la tua fattura non sia stata consegnata al Sistema di Interscambio e questo l’abbia presa in carico, la tua fattura non esiste.

Fatta questa necessaria premessa, puoi annullare la fattura elettronica generata in formato XML ma non ancora trasmessa al Sistema di Interscambio in qualsiasi momento. Pertanto, se prima dell’invio a SdI ti accorgi di dover applicare uno sconto maggiore al tuo cliente puoi sempre annullare la fattura emessa ed emetterne una nuova recuperando il numero progressivo.

Attenzione, invece, ai casi in cui hai già trasmesso il tuo file XML al Sistema di Interscambio. Come ti dicevo, prima di inoltrare il documento contabile al destinatario, vengono eseguiti controlli sulla fattura elettronica dal Sistema di Interscambio per verificare la regolarità dei dati inseriti. Se riscontra errori o inesattezze impedisce l’inoltro della fattura al destinatario e informa il mittente tramite una notifica di scarto.

In questo caso, la fattura si considera ancora una volta non emessa. Puoi, pertanto, annullare la fattura ed emetterne una nuova recuperando il numero progressivo.

Infine, devi tenere conto di un ultimo caso: quello in cui tu hai già inviato il file XML al Sistema di Interscambio, questo lo ha già preso in carico e abbia eseguito con successo tutti i controlli (quindi hai la certezza che SdI abbia accettato il file XML). Al verificarsi di tale circostanza, non è più possibile annullare la fattura. Dovrai, pertanto, emettere una nota di variazione e trasmetterla tramite Sistema di Interscambio.

Per comprendere come annullare (e, soprattutto se è possibile annullare) una fattura elettronica, dovrai, pertanto, tenere in considerazione il momento in cui trasmetti il tuo file XML al Sistema di Interscambio e quest’ultimo lo accetta. La fatturazione elettronica rappresenta un importante passo verso la digitalizzazione dei processi amministrativi e finanziari delle aziende. Per questo è fondamentale conoscere alla perfezione l’intero processo.

Se vuoi, posso spedirti il libro Guida alla fatturazione elettronica tra privati. Tienilo sulla scrivania in modo da poterlo consultare quando ti sorgerà qualche dubbio. Il testo, rivolto in special modo a imprenditori e professionisti, ti offre una chiara esposizione del processo di fatturazione elettronica non soltanto nei confronti dei privati ma anche verso la Pubblica Amministrazione e ti aiuterà a non commettere errori (che solitamente sono puniti con pesanti sanzioni).