7 modi per ridurre le spese generali della tua impresa

Ridurre le spese generali di un’impresa è fondamentale per migliorarne la redditività e la sostenibilità. Se temi che le spese generali della tua azienda siano superiori a quelle attese è il momento di adottare misure strategiche per ottimizzare i costi. Ecco 10 suggerimenti pratici per ridurre le spese generali della tua impresa.

Ridurre i costi aziendali: una guida dettagliata

Esaminare attentamente le spese aziendali è un'ottima mossa per individuare aree di potenziale risparmio e ottimizzare i flussi di cassa. Ma per ottenere risultati concreti è necessario un approccio più strutturato e profondo che vada oltre una semplice analisi superficiale. Innanzitutto dovrai adottare un approccio critico e una strategia che ti consentiranno di individuare le spese superflue e adottare le giuste manovre correttive che permettano di ridurle.

Per cominciare, raccogli tutte le fatture, gli estratti conto e gli altri documenti finanziari relativi a un periodo di tempo significativo (meglio di almeno un anno). Se utilizzi Moneyspire, questa sarà un’operazione abbastanza semplice poiché è lo strumento che ti permette di prendere il controllo dei tuo denaro.

Categorizza ogni spesa in base a categorie definite: affitti, utenze, forniture, spese di viaggio, costi di marketing, salari. Utilizza strumenti di gestione finanziaria o fogli di calcolo per creare un quadro completo e organizzato di tutte le uscite. Analizza ogni categoria di spesa per identificare le voci più costose e quelle che potrebbero essere ridotte o eliminate.

Inizia adesso una attenta ricerca delle alternative più economiche per beni e servizi, confrontando preventivi di diversi fornitori. Se utilizzi servizi a canone fisso mensile, assicurati che tu abbia effettivamente necessità di ciò che ti viene offerto. Può capitare, infatti, che pagando un canone mensile tu abbia diritto ad una serie di servizi che non utilizzi o che utilizzi solo in parte (pensa, ad esempio, al gestore della rete Internet che, oltre alla collegamento al web ti offre anche chiamate gratuite o SMS che non utilizzi). In questo caso potrai contrattare con l’operatore per ottenere sconti o condizioni più vantaggiose e ridurre la tua bolletta, semplicemente rinunciando ai servizi che, comunque, non stai utilizzando.

Riduci gli sprechi energetici, implementa misure di efficienza energetica per minimizzare i consumi di elettricità, gas e acqua. Ottimizza l'utilizzo delle risorse, riduci gli sprechi di materiali, ottimizza l'utilizzo di spazi e attrezzature. Adotta soluzioni tecnologiche, implementa software e strumenti digitali per automatizzare processi, migliorare la comunicazione e ottimizzare la gestione dei dati.

Tieni traccia dei progressi compiuti nel tempo e misura l'impatto delle azioni intraprese. Analizza periodicamente le spese per identificare nuove opportunità di risparmio. Rimani aggiornato sulle normative e sugli incentivi che possono aiutarti a ridurre i costi.

Ricorda che la riduzione dei costi non deve avvenire a scapito della qualità dei prodotti o servizi offerti. L'obiettivo è ottimizzare le risorse e i processi per massimizzare l'efficienza e la redditività aziendale, garantendo al contempo la soddisfazione dei clienti e la crescita sostenibile del business.

1. Adotta un modello di lavoro ibrido

La possibilità di introdurre lo smart working rappresenta una soluzione strategica per le aziende che mirano a ridurre i costi di gestione degli uffici e aumentare la produttività dei propri dipendenti. Questo approccio comporta numerosi vantaggi sia per le imprese che per i lavoratori, in quanto ti permette di creare un ambiente di lavoro più flessibile ed efficiente.

Consentendo ai dipendenti di lavorare parzialmente o completamente da casa, le aziende possono ridurre significativamente la necessità di spazi per uffici di grandi dimensioni. Questo si traduce in una diminuzione dei costi di affitto, particolarmente rilevanti nelle aree urbane ad alta densità dove i canoni di locazione possono essere estremamente elevati. Inoltre, la riduzione della superficie degli uffici comporta anche una diminuzione dei costi di manutenzione e gestione, come le spese per l'elettricità, il riscaldamento, la pulizia e la sicurezza.

Sebbene l'implementazione del telelavoro richieda un investimento in tecnologie e infrastrutture digitali (pensa, ad esempio, al software per la collaborazione online e all’hardware adeguato per i tuoi dipendenti), tale spesa è generalmente inferiore rispetto ai risparmi che ne deriveranno dalla riduzione degli spazi fisici. Da tale investimento, inoltre, beneficerai di un miglioramento dell'efficienza operativa e della connettività aziendale, rendendo possibile una collaborazione più fluida e integrata tra i team.

L’ideale sarebbe utilizzare questa suite di prodotti progettati per rendere flessibile il tuo lavoro, in quanto gratis e dalla durata illimitata. Si tratta, in estrema sintesi, di strumenti di work management che ti consentiranno di gestire tutti gli aspetti del tuo lavoro. La piattaforma, versatile e intuitiva, ti agevolerà della pianificazione della tua attività e delle tue strategie e ti offrirà una marcia in più nel raggiungimento degli obiettivi. Puoi iniziare a utilizzarla immediatamente.

Il telelavoro offre ai dipendenti una maggiore flessibilità nella gestione del tempo, contribuendo a migliorare il loro equilibrio tra vita lavorativa e personale. Questa flessibilità può portare a un aumento della soddisfazione lavorativa, riducendo lo stress e migliorando il benessere generale. Diversi studi hanno dimostrato che i dipendenti soddisfatti e meno stressati tendono a essere più produttivi e motivati.

Un aspetto critico del telelavoro è la gestione della comunicazione e della collaborazione tra i dipendenti. È essenziale implementare strumenti e pratiche efficaci per garantire che i team rimangano connessi e coordinati. Le piattaforme di videoconferenza, i software di gestione dei progetti e le chat aziendali sono fondamentali per mantenere una comunicazione fluida e trasparente.

Prova questo work management gratuito, avrai accesso a funzioni di project management e potrai modellare il tuo flusso di lavoro come ritieni più opportuno, aumentando la sintonia, l’efficienza e la produttività del tuo team.

Ricorda che lavorare da remoto può comportare rischi per la sicurezza dei dati aziendali. Per questo motivo, le aziende adottano adeguate soluzioni per proteggere le informazioni sensibili. Tra le più efficaci soluzioni emerge l'uso di VPN.

Per proteggere la tua attività puoi utilizzare NordVPN, un sistema che ti offre la massima sicurezza e garantisce una configurazione facile e in pochi passaggi (l’ideale anche per chi è poco esperto). La forza di questo strumento è che, oltre alla sicurezza, alla velocità e alla semplicità di utilizzo, è possibile usufruirne su ogni dispositivo o sistema operativo esistente.

2. Negozia i contratti

Rinegoziare i contratti esistenti con i fornitori rappresenta una strategia efficace per ridurre i costi aziendali e ottimizzare le spese. Non si tratta solo di ottenere un prezzo più basso ma di costruire un rapporto più vantaggioso per entrambe le parti, basato su fiducia e reciproco beneficio.

Inizia esaminando i contratti attuali, identifica i termini, i prezzi e le clausole di revisione. Adesso accertati che i servizi che ti offrono siano realmente utili. Procedi con una ricerca di mercato finalizzata a confrontare i prezzi di diversi operatori.

Non appena avrai le idee chiare, prova a stabilire gli obiettivi di risparmio desiderati e i miglioramenti delle condizioni contrattuali che vuoi ottenere. Raccogli anche la documentazione che evidenzi la tua costanza e coerenza nei pagamenti, i volumi di acquisto e le quotazioni di mercato.

Perfetto: a questo punto sei pronto per negoziare. Mantieni un tono costruttivo e collaborativo durante le trattative. Sottolinea come la rinegoziazione possa portare benefici a entrambe le parti, utilizza i dati raccolti per giustificare le richieste di modifica contrattuale. Potresti anche valutare la possibilità di stipulare contratti a lungo termine per ottenere sconti maggiori.

3. Utilizza software open source

Quello del software open source è un aspetto che va affrontato con i necessari chiarimenti.

Si definisce open source quel tipo di software di cui l’utente finale può liberamente accedere, avendone le capacità e la conoscenza, al codice sorgente per modificare e correggere eventuali errori. Ed è proprio l’apertura del codice sorgente alla disponibilità degli utenti che presuppone, da parte dei programmatori, la rinuncia al diritto di proprietà intellettuale.

Ecco perché il software open source può essere legalmente distribuito e scaricato gratuitamente.

Nel corso degli anni, si è sviluppata una community particolarmente attiva nella realizzazione di software open source. Per cui potrei tranquillamente affermare, senza timore di essere smentito, che per ogni software messo in commercio a pagamento si possa avere accesso ad un analogo software open source gratuito.

Rispetto ai software “a pagamento”, tuttavia, i programmi open source non godono di assistenza da parte del produttore (anche se ho trovato molte community attive e pronte a offrire supporto in caso di difficoltà) e talvolta non riescono a stare al passo con i tempi. Per cui, un importante aggiornamento che un software a pagamento ti garantisce nel giro di pochi giorni, trova tempi ben più lunghi nel software open source.

Ma ritornando al tema principale di questo articolo, ossia come ridurre le spese generali della tua impresa. È indubbio che un software open source, proprio per la sua gratuità, ti aiuta a ridurre le spese della tua impresa. Per cui, a meno che tu non abbia particolari necessità e che conosca un minimo di informatica, potresti valutare se sia il caso di mantenere l’utilizzo di software a pagamento oppure orientarti verso software open source.

4. Vai paperless

La digitalizzazione dei processi amministrativi può portare a una riduzione considerevole dei costi associati alla carta, alla stampa e all'archiviazione, oltre a migliorare l'efficienza operativa e la sostenibilità ambientale.

In questo modo riusciresti a eliminare la necessità di utilizzare grandi quantità di carta per documenti amministrativi, contratti, report e comunicazioni interne. Questo comporta una riduzione significativa dei costi associati all'acquisto di carta, inchiostro e toner per le stampanti. Inoltre, la diminuzione dell'uso delle stampanti riduce anche i costi di manutenzione e riparazione delle apparecchiature.

Puoi elaborare e conservare documenti e informazioni in formato elettronico, riducendo drasticamente lo spazio fisico necessario per gli archivi cartacei e i relativi costi di gestione e manutenzione. Con la digitalizzazione, i documenti possono essere organizzati e recuperati in modo più rapido ed efficiente, migliorando la produttività e facilitando l'accesso alle informazioni. Con il servizio cloud, inoltre, l’accesso agli atti avviene anche da remoto e utilizzando qualsiasi dispositivo.

Lo strumento che più di tutti potrebbe aiutarti nel processo di transizione verso il paperless è indubbiamente pdfFiller. Questo software è tutto ciò di cui hai bisogno per gestire i PDF: ti permette di creare un documento in formato PDF, modificarlo (aggiungere o eliminare testo, evidenziare periodi, inserire immagini), gestirlo, firmarlo digitalmente e condividerlo online.

Tutto questo risparmiando tempo (più di 40 ore risparmiate al mese) e costi (oltre 30 dollari risparmiati per documento).

5. Outsourcing strategico

L'esternalizzazione di attività non core rappresenta una strategia efficace per ridurre i costi aziendali e ottimizzare le risorse interne. Affidando compiti non cruciali a fornitori esterni specializzati, avrai la possibilità di ridurre la necessità di personale a tempo pieno, spazi fisici, attrezzature e software dedicati, beneficiare dell'expertise e delle tecnologie all'avanguardia di fornitori specializzati, ottenere un servizio più efficiente e focalizzato da parte di professionisti qualificati, concentrare il proprio personale sulle attività strategiche e ad alto valore aggiunto per il core business.

Quali attività possono essere esternalizzate?

Sono diverse le funzioni aziendali candidate all'esternalizzazione:

• Amministrazione e contabilità: gestione della fatturazione, pagamenti, libri contabili, reporting finanziari;
• Risorse umane: reclutamento, selezione, gestione del personale, payroll, amministrazione del personale. Se hai un ristorante o lavori nel settore della ristorazione, Restworld può aiutarti a trovare cuochi, camerieri, baristi, pizzaioli e tutti gli altri ruoli del settore Horeca;
• Information Technology (IT): gestione infrastrutture IT, manutenzione sistemi, supporto tecnico, cybersecurity;
• Logistica e supply chain: gestione magazzino, spedizioni, trasporti, gestione degli ordini;
• Marketing e comunicazione: campagne pubblicitarie, gestione social media, creazione di contenuti, relazioni pubbliche. Se sei d’accordo, potrei occuparmi personalmente della scrittura di articoli per siti web della tua impresa;
• Servizi clienti: contact center, assistenza tecnica, gestione reclami.

L'esternalizzazione, se gestita correttamente, può rappresentare un potente strumento per ottimizzare i costi, migliorare l'efficienza e liberare risorse per focalizzarsi sulle attività core del business. Ma è importante procedere con cautela, valutare attentamente le opzioni e scegliere i partner giusti per garantire il successo di questa strategia.

6. Incoraggia gli incontri virtuali con i clienti

Implementare la videoconferenza come alternativa ai viaggi d’affari per le riunioni con i clienti o con i fornitori, rappresenta una strategia efficace per la riduzione dei costi variabili. Tale sistema non solo diminuisce le spese dirette legate ai trasporti, quali biglietti, alloggio e vitto, ma contribuisce anche a ottimizzare il tempo impiegato da te (o dai tuoi dipendenti), che altrimenti sarebbe consumato in lunghi spostamenti.

La videoconferenza, infatti, favorisce una maggiore flessibilità organizzativa e può aumentare la frequenza delle interazioni con i clienti, migliorando così la qualità del servizio offerto. Adottare sistemi di comunicazione a distanza, inoltre, può avere un impatto positivo sull’ambiente, poiché riduce l’emissione di gas serra dovuta ai viaggi.

Ricorda di investire in tecnologie affidabili e sicure per la teleconferenza, di formare adeguatamente i tuoi dipendenti e di stabilire protocolli chiari per la gestione delle riunioni virtuali. In questo modo, la teleconferenza può diventare non solo un mezzo per ridurre i costi ma anche un potente strumento per incrementare l’efficienza operativa e rafforzare le relazioni con i clienti.

6. Utilizza tecnologie efficienti

L’adozione di tecnologie avanzate per l’automazione dei processi aziendali è una mossa strategica per la riduzione dei costi operativi a lungo termine. Investire in soluzioni tecnologiche intelligenti consente alle imprese di minimizzare la necessità di interventi manuali, ottimizzando così l’efficienza e la produttività. Questo tipo di innovazione può tradursi in un significativo risparmio di tempo e risorse, poiché le attività ripetitive e a basso valore aggiunto vengono delegate a sistemi automatizzati.

L’automazione non solo riduce gli errori umani ma può anche contribuire a una migliore allocazione del personale. I dipendenti, infatti, possono essere indirizzati verso compiti più strategici e creativi.

Probabilmente l’investimento iniziale in queste tecnologie è significativo. Ma tieni conto che i benefici a lungo termine superano spesso i costi iniziali. Le aziende che implementano l’automazione possono attendersi una riduzione dei costi operativi, un incremento della qualità del lavoro e una maggiore competitività nel mercato.

È importante, tuttavia, procedere con cautela e pianificare attentamente l’integrazione di queste tecnologie, assicurandosi che siano adatte alle specifiche esigenze dell’impresa e che ci sia un piano solido per la formazione dei dipendenti e l’adattamento ai nuovi sistemi. Con la giusta strategia, l’automazione può essere un potente catalizzatore per la crescita e l’innovazione aziendale.

7. Monitora continuamente le spese

Implementare un sistema di monitoraggio costante delle spese ti permette di avere una visione chiara e aggiornata delle uscite. Attraverso l’analisi continua dei dati finanziari è possibile rilevare tendenze di spesa non pianificate e intervenire rapidamente per apportare le necessarie correzioni.

Un efficace sistema di monitoraggio delle spese non si limita a registrare i costi ma include anche meccanismi di allerta che segnalano quando le spese superano le soglie prestabilite. Questo approccio proattivo consente di evitare che piccole inefficienze si trasformino in problemi più gravi, incidendo negativamente sulla liquidità e sulla capacità di investimento dell’azienda.

In questo avrai la certezza di gettare le basi per la pianificazione strategica, che ti permetterà di definire il budget e analizzare gli scostamenti.