L’importanza del payroll nella gestione del personale in azienda

Ci sono alcune operazioni che nell’ambito della vita e della routine aziendale si ripetono in maniera del tutto ciclica, mese dopo mese, risultando essenziali e connaturate allo sviluppo dell’attività stessa. Tra queste è possibile in primis indicare il payroll, concetto ampio e complesso che il più delle volte viene ridotto - sbagliando - alla pura e semplice preparazione delle buste paga per i lavoratori.

Questa definizione non è però corretta, anzi non è completa. Non tiene infatti conto di tutta una serie di step di tipo preliminare e contestuali al momento dell’elaborazione delle buste stesse. Stiamo parlando di passaggi chiave, la cui difficoltà e complessità variano in relazione a una molteplicità di aspetti. Sono step strettamente connessi alle dimensioni della realtà aziendale stessa, alle sue specifiche caratteristiche interne e alla relativa mission. Siamo nel pianeta della gestione del personale: mantenerla ‘in house’ può in certi casi rivelarsi molto costoso. Servono conoscenze tecniche specifiche per potersi occupare in via autonoma della gestione del personale: conoscenze che non sempre sono presenti all’interno dell’azienda. Ecco perché sempre più realtà stanno scegliendo di esternalizzare il payroll: l’obiettivo dichiarato è ovviamente quello di riuscire a restare competitivi, destinando le proprie risorse a quelle che sono le attività specifiche del core business.

Step by step fino alla creazione della busta paga

Ho accennato alla particolare complessità delle operazioni di payroll viste nel loro insieme. Occorre comprendere, specie se si ha in mente di esternalizzare questo particolare ramo, in che cosa consistono tali attività le quali - come detto - vanno oltre il puro e semplice momento di elaborazione dei cedolini.

Per prima cosa bisogna procedere alla corretta elaborazione di quella documentazione che si rende necessaria all’assunzione di una risorsa. Contestualmente si deve poi realizzare la relativa scheda anagrafica dei lavoratori: un contenitore digitale di dati e competenze che completano il profilo nel gestionale e rendono più agevole il monitoraggio delle presenze.

Ed è proprio il controllo delle presenze a rappresentare un aspetto importante del contesto del payroll. Sapere di potersi affidare a un sistema preciso e aggiornato è essenziale per evitare errori in quella che sarà poi l’importante fase di creazione delle buste paga. Il solo badge elettronico, infatti, può non risultare performante in questo senso e i problemi in relazione alla gestione delle giornate di assenza/straordinari (e non solo) sono sempre dietro l’angolo. Ecco perché scegliere di affidarsi a professionisti qualificati, che prendono il nome di payroll specialist, potrà essere utile per fare in modo di scongiurare errori e disguidi. Questa professione, peraltro, può essere senza dubbio inserita tra quelle emergenti: la figura del payroll specialist funge da raccordo tra le diverse componenti aziendali, oltre a ricoprire un ruolo essenziale nella gestione della retribuzione del personale.

Si arriva, poi, a quello step che può essere considerato il fulcro dell’attività di payroll, ovvero l’elaborazione delle buste paga. Prima di procedere con la realizzazione dell’F24 sarà comunque necessario fare un ultimo controllo panoramico, specie per ciò che riguarda le presenze e la congruità degli stipendi che, infine, vengono accreditati.