Come emettere una fattura elettronica agli enti pubblici

Ormai da qualche anno, quella elettronica è l’unica modalità di emissione e trasmissione della fattura. Questo vuol dire che la fattura nasce in formato elettronico e deve essere spedita necessariamente tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI). In particolare, quando emetti una fattura elettronica destinata agli enti pubblici devi prestare molta attenzione ai codici da inserire perché il rischio che il tuo documento finisca ad un ufficio diverso dall’effettivo destinatario (e, quindi, che venga disconosciuto e respinto) è veramente alto.

Per inviare le fatture alla pubblica amministrazione puoi utilizzare il portale o l’applicazione per smartphone resi disponibili in forma gratuita dall’Agenzia delle entrate. È un’opportunità che ti spiego meglio nel libro che ho scritto per Maggioli Editore, intitolato Guida alla fatturazione elettronica tra privati, nel quale è trattato anche il tema relativo alla fatturazione elettronica nei confronti degli enti pubblici.

Sotto il profilo operativo, quando emetti una fattura nei confronti degli enti pubblici devi sempre riportare il codice univoco dell’ufficio. Si tratta, in buona sostanza, di una sequenza alfanumerica composta da 6 caratteri e consente di individuare l’ufficio destinatario della fattura elettronica.

Hai 3 modi per conoscere il codice univoco dell’ufficio a cui inviare la fattura elettronica:

1. chiedendolo espressamente al tuo contatto presso l’ufficio amministrativo dell’ente pubblico;
2. cercandolo nelle pagine del sito web istituzionale della pubblica amministrazione verso la quale la fattura elettronica deve essere trasmessa;
3. tramite il portale IPA che contiene tutte le informazioni per la fatturazione verso gli enti della pubblica amministrazione.

Ricorda, inoltre, che nelle cessioni di beni e servizi verso la pubblica amministrazione, i soggetti in regime ordinario applicano il meccanismo dello split payment ossia la scissione dei pagamenti. In base a tale disposizione, l’ente pubblico che riceverà la fattura provvederà a trattenere l’IVA indicata nel documento elettronico e a versarla direttamente nelle casse erariali.

Ricorda anche che hai dodici giorni di tempo per trasmettere le fatture emesse tramite il Sistema di Interscambio. In caso contrario sono previste sanzioni. Più in particolare, se hai trasmesso fatture elettroniche in ritardo riceverai una PEC dall’Agenzia delle entrate nella quale sarà contenuto l’invito a verificare le possibili irregolarità. Potrai fornire le tue giustificazioni oppure sanare le irregolarità beneficiando di una riduzione delle sanzioni.

Sarà tua cura segnalare all’Agenzia delle entrate eventuali elementi, circostanze o fatti che giustificano il ritardo nella trasmissione.

In buona sostanza, per porre rimedio al ritardo della trasmissione delle fatture elettroniche potrai avvalerti del ravvedimento operoso, con l’applicazione di sanzioni ridotte, anche se fossero già iniziati accessi, ispezioni e verifiche o altre attività amministrative di controllo. Non potrai avvalerti del ravvedimento operoso se l’irregolarità rientra di un atto di liquidazione o, in generale, di accertamento.

La fatturazione elettronica è un obbligo per tutti i professionisti e le imprese. Non rischiare sanzioni e problemi con il fisco. Impara a emettere, trasmettere e conservare le tue fatture elettroniche con il libro Guida alla fatturazione elettronica tra privati, un testo completo che ti guida passo dopo passo. Solo così potrai conoscere tutto quello che devi sapere sulla fatturazione elettronica in modo facile e pratico.