Fasi del controllo di gestione in azienda: dalla pianificazione al report

La gestione di un’azienda non è un compito semplice. Per questo motivo è necessario dotarsi di adeguati strumenti di direzione che aiutino a svolgere con efficacia tale compito. Occorre, pertanto, disporre di un sistema in grado di fornire informazioni ai vertici aziendali. Tutto ciò prende il nome di controllo di gestione. Le fasi che consentono di portare a termine un efficace controllo di gestione in azienda sono numerose: si parte dalla pianificazione e si arriva ai report finali.

Obiettivo del controllo di gestione

Il controllo di gestione ha come prioritario obiettivo quello di aiutare i vertici aziendali a guidare l’impresa verso gli obiettivi strategici. Questo perché il bilancio d’esercizio, ancorché fondamentale, non è sufficiente a rappresentare la reale capacità o la potenzialità dell’impresa nel creare valore economico.

Se hai letto il mio ebook dal titolo Guida all'avvio di un'impresa, avrai certamente compreso come gestire un’azienda sia un processo particolarmente complesso che annovera una serie di operazioni quali la pianificazione, la programmazione e il controllo. È attraverso tali processi che l’idea imprenditoriale può efficamente tramutarsi in azioni. Per permettere ciò occorre partire dalla definizione degli obiettivi e verificare periodicamente del loro raggiungimento. 

In sostanza il controllo di gestione interpreta i cambiamenti ambientali affinché l’impresa possa gestirli a proprio vantaggio, valuta i rischi e cerca di prevenire il loro sorgere, induce i soggetti coinvolti nel processo produttivo ad adottare specifici comportamenti in linea con la strategia dettata dal management. 

Il controllo di gestione è, quindi, un’attività fondamentale per le imprese che vogliono monitorare costantemente il proprio operato rispetto agli obiettivi prefissati e alle strategie aziendali. Si tratta di una modalità operativa che consente di raccogliere, analizzare e interpretare i dati provenienti da ogni ambito produttivo, al fine di valutare le performance, individuare punti di forza e di debolezza e prendere le decisioni più opportune per migliorare il rendimento e il profitto dell’azienda.

Fasi del controllo di gestione

Il controllo di gestione si svolge attraverso quattro fasi principali:

1. pianificazione: si tratta della fase in cui si definiscono gli obiettivi a lungo, medio e breve termine dell’azienda e si elaborano le strategie per raggiungerli. In questa fase si redige anche il budget o bilancio previsionale (nel caso di una nuova impresa si parla di business plan), che stima le entrate e le uscite previste per l’esercizio successivo;
2. esecuzione: si tratta della fase in cui si mettono in pratica le strategie pianificate, mobilitando e disponendo le risorse economiche e produttive dell’azienda;
3. reporting: si tratta della fase in cui si verifica il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati, confrontando i dati reali con quelli previsti dal budget. In questa fase si effettua anche l’analisi degli scostamenti, che misura le differenze tra i risultati attesi e quelli ottenuti;
4. valutazione: si tratta della fase in cui si effettua una revisione critica dei piani e delle risorse impiegate, al fine di individuare le cause degli scostamenti e attuare le azioni correttive necessarie per migliorare la gestione.

La pianificazione degli obiettivi

La definizione degli obiettivi aziendali avviene sostanzialmente nella fase di pianificazione. È qui, infatti, che vengono stabilite le azioni che l’imprenditore deve completare e il percorso che l’azienda deve seguire per ottenere il risultato sperato. Obiettivi e soluzioni strategiche, quindi, vanno definiti in maniera parallela mantenendo costantemente il focus su una prospettiva pluriennale.

L’analisi strategica che porterà alla pianificazione, parte da un attento controllo dell’ambiente interno ed esterno all’organizzazione aziendale. Solo in questo modo sarà possibile compilare una efficiente analisi SWOT ossia l’individuazione e la comprensione dei punti di forza e di debolezza aziendale nonché delle opportunità e delle minacce provenienti dall’ambiente esterno.

Da qui si provvede con la definizione degli obiettivi e delle soluzioni strategiche (con il coinvolgimento delle singole aree aziendali). È proprio in tale ambito che il sistema di programmazione e controllo assume un aspetto di fondamentale importanza. Ciò in quanto, riuscire a individuare correttamente gli obiettivi e (soprattutto) le azioni strategiche, consente all’impresa di seguire il corretto percorso per il successo.

Gli obettivi possono essere classificati in due tipologie:

• obiettivo globale: è il principale obiettivo dell’azienda e dell’imprenditore in quanto stabilito per condurre l’attività aziendale verso una condizione di redditività che sia in grado non soltanto di coprire tutti i costi aziendali ma anche di garantire un adeguato guadagno all’imprenditore. Come spiega Marcello D’Onofrio ne Il controllo di gestione, l’obiettivo globale può essere suddiviso in tre obiettivi principali:
  1. il margine di redditività, quindi l’utile aziendale misurato con il RO (reddito operativo) e con il risultato finale;
  2. il ROI che esprime il rendimento della gestione caratteristica, quindi rapporta il reddito operativo con il capitale investito;
  3. il ROE che esprime, pagati tutti i rapporti dell’impresa, il rendimento dell’imprenditore rapportando l’utile con i propri mezzi;
• obiettivi intermedi: rappresentano obiettivi più piccoli rispetto all’obiettivo globale ma fondamentali per permettere il loro conseguimento.

La pianificazione, pertanto, è un processo che permette di fissare i propri obiettivi e di rilevare quali siano le azioni, i mezzi e gli strumenti da utilizzare per garantire il loro raggiungimento. Definire con precisione i piani di azione e le strategie permette di aumentare la produttività dell’impresa.

Figure del controllo di gestione

Il controllo di gestione coinvolge diverse figure all’interno dell’azienda, tra cui:

• l’imprenditore: è colui che ha il potere decisionale e che fissa la mission e la vision dell’azienda. Si basa sui dati forniti dal controllo di gestione per valutare il rendimento dell’attività e per formulare le nuove strategie;
• i manager: sono i responsabili delle aree funzionali dell’azienda (produzione, marketing, vendite, ecc.) e hanno il compito di trasmettere gli obiettivi ai vari livelli operativi e di valutare i risultati conseguiti;
• il controller: è il professionista che si occupa a livello tecnico dello svolgimento del controllo di gestione, utilizzando appositi strumenti informatici o software gestionali. Ha il compito di raccogliere, elaborare e analizzare i dati provenienti dalle varie unità produttive e di redigere report e documenti informativi per la direzione aziendale.

Le informazioni prodotte dal controllo di gestione devono essere raccolte e organizzate in specifici report e messe a disposizione dei destinatari e degli utilizzatori. I report devono essere presentati con adeguati livelli di frequenza e di tempestività. 

È nella fase di controllo che si rilevano e si studiano i disallineamenti tra gli obiettivi definiti in sede di programmazione e i risultati conseguiti. Solo così è possibile individuare le necessarie azioni correttive.

Il controllo di gestione è quindi un’attività indispensabile per qualsiasi impresa che voglia essere efficiente, competitiva e redditizia. Grazie al controllo di gestione, infatti, l’azienda può ottimizzare l’utilizzo delle proprie risorse, migliorare le proprie strategie di marketing e vendita, individuare le opportunità e i rischi del mercato e adeguarsi alle esigenze dei clienti. 

Se vuoi approfondire le tue conoscenze sul controllo di gestione ti suggerisco cinque libri che potrebbero interessarti:

• Controllo di gestione a cura di Luciano Marchi, Stefano Marasca e Maria Serena Chiucchi: un libro che spiega i principi e le tecniche del controllo di gestione inteso come un sistema di metodologie, strumenti e processi volti ad indirizzare i comportamenti individuali e organizzativi per il raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• Controllo di gestione: conta sui conti! di Marcello D’Onofrio: un libro che offre una guida pratica e operativa per realizzare il controllo di gestione e valutare la situazione economica e finanziaria dell’azienda;
• Sistemi di controllo di Robert N. Anthony, Denis F. Hawkins, Diego M. Macrì e Kenneth A. Merchant: un libro che presenta i concetti fondamentali dei sistemi di controllo, con un approccio basato sulle decisioni aziendali e con l’ausilio di un software online;
• Excel per il controllo di gestione di Gianclaudio Floria: un libro che illustra come utilizzare Excel per creare report e bilanci efficaci e professionali, con esercizi e soluzioni;
• Compendio di Programmazione e Controllo di Gestione Edizioni Simone: un libro che riassume le nozioni essenziali di programmazione e controllo di gestione, con schemi, tabelle e grafici.
• Controllo di gestione. Strutture, processi, misurazioni a cura di Maria Serena Chiucchi, Giuseppina Iacoviello e Antonella Paolini: il testo espone le strutture, i processi e le misurazioni del controllo di gestione. Introduce il lettore nella comprensione del sistema di controllo di gestione, affontando temi quali la pianificazione e il controllo strategico, ed amplia la materia con argomenti quali il sistema di contabilità analitica, di budgeting e di reporting.

Software per il controllo di gestione

I sistemi di programmazione e controllo di gestione (SPC) assumono un ruolo di primaria importanza poiché si configurano come vere e proprie bussole per il successo aziendale, guidando le scelte strategiche e supportando il processo decisionale. Al cuore degli SPC risiede un insieme di procedure ben strutturate, volte a raccogliere, organizzare e analizzare dati provenienti da diverse aree aziendali. Questi dati, trasformati in informazioni preziose attraverso l’ausilio di software dedicati, offrono un quadro completo e dettagliato della performance aziendale, sotto molteplici aspetti:

• efficacia delle strategie attuate: i sistemi SPC consentono di valutare l’impatto delle scelte strategiche intraprese, misurando il raggiungimento degli obiettivi prefissati e identificando eventuali scostamenti;
• redditività delle aree di business: attraverso un’analisi approfondita dei dati finanziari e contabili è possibile individuare i segmenti di mercato e i prodotti/servizi più redditizi, ottimizzando l’allocazione delle risorse aziendali;
• efficienza dei processi produttivi: i sistemi SPC permettono di monitorare l’andamento dei processi produttivi, identificando colli di bottiglia, sprechi e inefficienze, al fine di ottimizzare l’utilizzo delle risorse e migliorare la produttività;
• posizione competitiva: confrontando i dati aziendali con quelli dei competitor è possibile valutare la propria posizione sul mercato e individuare le aree di miglioramento per accrescere la competitività.

Le informazioni estratte dai sistemi SPC vengono presentate in maniera chiara e sintetica attraverso tabelle, report e grafici, strumenti essenziali per una rapida e intuitiva comprensione dei dati.

Grazie a questa visione d’insieme, i manager e gli imprenditori sono in grado di:

• assumere decisioni informate e tempestive: i dati forniti dai sistemi SPC supportano il processo decisionale, permettendo di scegliere con cognizione di causa le strategie più opportune per il raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• intervenire tempestivamente in caso di criticità: l’analisi dei dati consente di identificare precocemente eventuali criticità o scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati, permettendo di adottare azioni correttive immediate per scongiurare il verificarsi di problemi più seri;
• migliorare la comunicazione interna: i report e le dashboard generati dai sistemi SPC facilitano la condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda, promuovendo una maggiore collaborazione e un allineamento tra i diversi dipartimenti;
• incrementare la trasparenza e la governance: l’utilizzo di sistemi SPC strutturati e certificati contribuisce ad accrescere la trasparenza e l’affidabilità dei dati aziendali, a beneficio sia degli stakeholder interni che esterni.

Oltre a quanto ti ho già detto, è importante sottolineare che i sistemi SPC non sono strumenti statici ma bensì dinamici e adattabili alle esigenze specifiche di ogni azienda. L’implementazione di un sistema SPC efficace richiede un’attenta analisi delle esigenze aziendali, una selezione accurata dei software e delle procedure da adottare, nonché una formazione adeguata del personale.

I report per il controllo di gestione

Come ci ricorda Marco Gatti nel libro Il sistema di reporting interno fra tradizione e innovazione, con il termine reporting si intendono l’insieme dei rapporti attraverso i quali vengono raccolte, elaborate e comunicate informazioni agli stakeholder che, a vario titolo e per differenti finalità, ne abbiano necessità.

Attraverso i report, pertanto, le priorità aiendali e i fenomeni maggiormente rilevanti che hanno interessato l’evoluzione aziendale vengono comunicati ai soggetti cui i report stessi sono destinati. Sono - continua Marco Gatti - una delle soluzioni informative attraverso le quali il sistema di controllo supporta l’attività di governo e guida della gestione aziendale.

Per questo motivo, affinché si possa soddisfare adeguatamente le esigenze informative, è necessario condurre una attenta attività di raccolta, selezione, elaborazione e rappresentazione di dati e informazioni.