Come gestire le prenotazioni delle camere del bed & breakfast con Excel

La gestione delle camere di un bed & breakfast richiede un grandissimo impegno e tanta attenzione soprattutto quando si ricevono prenotazioni da diverse piattaforme web. L'errore è sempre in agguato e il rischio di impegnare una camera a due ospiti diversi è molto alto. Ma se utilizzi questo semplice file Excel che ho realizzato, potrai gestire facilmente le prenotazioni delle camere del tuo bed & breakfast riducendo al minimo ogni rischio di errore. Il file Excel è gratis e puoi scaricarlo immediatamente. Continua a leggere: ti spiego come fare.

Guida smart per l'avvio di un B&B

Il bed & breakfast è una piccola attività ricettiva che permette a qualsiasi proprietario di appartamento di affittare le camere a turisti e viaggiatori. Puoi aprire l'attività di B&B presentando domanda al Comune in cui la struttura è ubicata. È importante che l'attività rispetti i requisiti di sicurezza e igienico-sanitari previsti per l'uso abitativo.

L'attività di bed & breakfast è subordinata al rispetto di normative regionali. I requisiti specifici delle camere, il rapporto tra posti letto e superficie nonché la tipologia di arredi e le attrezzature minime o il cambio biancheria variano, quindi, da regione a regione. L'attività può essere esercitata occasionalmente o in forma professionale e con specifico impiego di mezzi e di persone. Obbligatoria la pulizia e la somministrazione della prima colazione ma categoricamente vietata la manipolazione di cibi e bevande.

Attenzione, poi, a imposte e tasse. Fra tutte, il canone RAI e la TARSU:

• la RAI prevede un canone speciale per le attività aperte al pubblico e di tipo ricettivo, il cui importo è commisurato al numero di apparecchi presenti. A tal proposito fai attenzione, perché se il tuo B&B non ha televisori nelle camere degli ospiti e nei luoghi comuni, dovrai pagare solo il canone ordinario. Se vuoi approfondire l'argomento ti rimando ad un articolo che ho scritto in merito al canone RAI per B&B;
• i Comuni possono stabilire differenti tariffe TARSU per bed & breakfast rispetto alla tariffa ordinaria prevista per le civili abitazioni.

Infine l'aspetto fiscale: i redditi derivanti dall'attività di bed & breakfast sono assoggettati a tassazione. Ricorda, quindi, di consegnare le fatture o le ricevute che emetti al tuo commercialista affinché possa procedere a compilare correttamente la dichiarazione dei redditi.

Avendone la possibilità, chiunque può avviare un B&B nella propria abitazione. Trovo l'argomento talmente interessante da averne scritto un libro per Maggioli. Si intitola Guida alle agevolazioni e al business plan per l'apertura e la gestione di un bed & breakfast e ti spiega come si fa ad aprire un B&B e gestirlo nel migliore dei modi.

Gestire le prenotazioni del bed & breakfast

I bed & breakfast non possono competere con gli alberghi poiché non possiedono gli stessi lussi e le facilities. Tuttavia, non è raro che i turisti prediligano i B&B agli hotel. Il vero lusso risiede nella possibilità di scoperta che solo un contatto reale con le persone che vivono nei luoghi visitati può offrire. I turisti, quindi, premiano l'esperienza autentica e non omologata che solo un buon bed & breakfast riesce a offrire.

Affinché il tuo bed & breakfast possa garantire la migliore esperienza ai tuoi ospiti è necessario che tutto funzioni alla perfezione. E quando dico tutto, intendo a partire fin dalla prenotazione delle camere. La migliore esperienza dei turisti all'interno del B&B, pertanto, non può prescindere da una corretta prenotazione delle camere.

Ma come fare a non perdere la bussola quando si ricevono prenotazioni da diverse piattaforme quali Airbnb, Expedia o Booking? Niente di più semplice. Basta trasferire le prenotazioni ricevute e organizzarle in un calendario prenotazioni Excel gratis.

Prenotazioni camere B&B con Excel

Il file Excel che ti propongo di scaricare va bene per i B&B fino a quattro camere. Con questo file potrai gestire il tuo bed & breakfast riducendo gli sforzi e risparmiando tempo nelle attività amministrative e organizzative quotidiane.

L'interfaccia è lineare e facile nel suo utilizzo. Non devi necessariamente essere un mago di Excel per saperlo utilizzare. Da un unico pannello potrai tenere sotto controllo le prenotazioni e gestire le camere del tuo B&B.

Struttura file Excel per bed & breakfast

Puoi considerare il file da scaricare come un semplice gestionale B&B gratis in quanto si compone di due fogli: Prenotazioni e Planning. Il foglio Prenotazioni ti consente di registrare i dati di ciascun ospite che ha prenotato una camera presso il tuo bed & breakfast e mostra le informazioni relative alla prenotazioni delle camere, con particolare riferimento al nominativo dell'ospite e al relativo numero di telefono, ai giorni di permanenza all'interno della struttura e alla camera che hai assegnato.

Questo semplice programma di gestione B&B in Excel, al momento dell'inserimento dei dati, verificherà che, in riferimento al periodo e alla camera indicata, non vi sia già una prenotazione. In tal caso sarai informato con il messaggio Camera prenotata!.

A questo punto non dovrai fare altro che assegnare una nuova camera o, qualora tutte le altre fossero occupate, rifiutare la prenotazione o accettarla per un periodo diverso.

Il planning prenotazioni camere in Excel (foglio Planning) ti offre una visione panoramica settimanale delle quattro camere, evidenziando, per ciascun giorno della settimana, le camere prenotate (colore rosso) e quelle libere (colore verde).

Il file Excel è completo e puoi scaricarlo gratuitamente. Dovrai seguire una semplice procedura di registrazione: inserisci i tuoi dati e la tua mail per conoscere il link per completare il download. Scarica ora il file Excel per gestire le prenotazioni delle camere di un bed & breakfast.