Controllo di gestione: ridurre i costi con budget a base zero

Ogni soluzione è buona per ridurre i costi. Ma occorre pensarci seriamente, prima ancora di cominciare un nuovo esercizio. Per questo motivo l'imprenditore, in sede di rendicontazione del bilancio di previsione, deve elaborare un piano di budget definito a base zero. Il budget a base zero è un metodo di gestione dei flussi in cui le previsioni di spesa non vengono influenzate dall'andamento dell'anno precedente.

Il controllo di gestione è il processo che consente di pianificare, monitorare e valutare le performance economiche e finanziarie di un'organizzazione, al fine di supportare le decisioni strategiche e operative. Il controllo di gestione si basa su strumenti come il budget, il reporting, il sistema dei costi, gli indicatori di performance e le analisi di varianza.

Con il budget a base zero le imprese esaminano e giustificano tutte le spese senza tenere conto dell'andamento dell'anno precedente, riflettendo su come ridurre la spesa tagliando le inefficienze e aumentare, al contempo, la produttività e la competitività sul mercato. L'obiettivo è univoco: ridurre le spese inutili mantenendo alto il valore dell'azienda.

Il budget a base zero (ZBB) è una metodologia di controllo di gestione che prevede la costruzione del budget partendo da zero, anziché dalla situazione storica o previsionale. Il budget a base zero richiede che ogni spesa sia giustificata in base agli obiettivi e ai risultati attesi, e che vengano confrontate le diverse alternative possibili per ottimizzare l'allocazione delle risorse.

Affinché sia possibile concepire un budget a base zero è necessario focalizzare l'attenzione sulle attività che necessariamente devono essere eseguite in quanto collegate agli obiettivi strategici aziendali. Quindi occorre individuare le soluzioni migliori e più economiche per svolgere le attività individuate ossia produzione in house, razionalizzazione, stardardizzazione, outsourcing (esternalizzazione del lavoro) o offshoring (delocalizzazione). Ad esempio una società può decidere di fornire in outsourcing i servizi IT e liberare risorse aziendali per concentrarsi sulle attività core.

Il budget a base zero ha come obiettivo principale la riduzione dei costi, eliminando le spese non necessarie, inefficienti o non allineate alla strategia. Permette anche di aumentare la trasparenza, la responsabilizzazione e la flessibilità dei processi decisionali, stimolando l'innovazione e il miglioramento continuo.

A dire il vero non è facile costruire un budget a base zero sia dal punto di vista contabile (è necessario un importante sforzo intellettuale) sia dal punto di vista operativo (occorre essere consapevoli di dover fare numerosi sacrifici). L'imprenditore, infatti, reinventa la gestione della propria attività, la costruisce da zero, individua le attività e recupera le risorse necessarie a mantenere l'impresa competitiva nel mercato attuale e in quello futuro.

I principali obiettivi del budget a base zero sono quelli di risparmiare denaro e migliorare i servizi. L'analisi interessa le principali voci di costo, comprese quelle per il personale dipendente. Questo, però, non si traduce necessariamente in licenziamenti a raffica. Quasi sempre, infatti, dialogando con il personale si possono trovare soluzioni alternative al licenziamento.

Tuttavia, Il budget a base zero presenta anche sfide e limiti, come la complessità e il tempo richiesto per la sua implementazione, la resistenza al cambiamento da parte dei manager e dei dipendenti, il rischio di perdere le competenze e le conoscenze acquisite nel tempo e la difficoltà di adattarsi alle condizioni dinamiche del mercato.

Uno degli aspetti negativi del budget a base zero è quello legato alla tempistica di realizzazione. Preparare un budget a base zero, infatti, richiede molto più tempo del necessario. Inoltre, se si adotta un criterio di tagli troppo radicale, magari esagerando con la riduzione della spesa, il budget a base zero può rivelarsi più dannoso che d'aiuto.

Per applicare con successo il budget a base zero, è necessario seguire alcune buone pratiche, come:

• coinvolgere tutti i livelli dell'organizzazione nella definizione degli obiettivi, delle priorità e dei criteri di valutazione delle spese;
• comunicare in modo chiaro e trasparente i benefici e i costi del budget a base zero, creando una cultura di accountability e ownership;
• utilizzare strumenti digitali e automatizzati per semplificare e velocizzare la raccolta e l'analisi dei dati;
• monitorare costantemente i risultati e le varianze rispetto al budget, intervenendo tempestivamente in caso di scostamenti o opportunità;
• rivedere periodicamente il budget a base zero, incorporando i feedback e gli apprendimenti.

Il budget a base zero è uno strumento potente per il controllo di gestione e la riduzione dei costi, ma richiede un forte impegno e una visione strategica da parte dell'organizzazione. Se applicato correttamente, può portare a significativi vantaggi competitivi e a una maggiore efficienza ed efficacia operativa. Se devi ridurre i costi con la redazione di un budget a base zero lasciati ispirare da un testo di Silvio Modina intitolato Controllo Di Gestione. Si tratta di un libro che spiega i principi e le tecniche del controllo di gestione, con esempi pratici e casi aziendali.